Tak wyglądał ich dotychczasowy proces:

• Dane o zużyciu paliwa rozproszone i ukryte w systemie dostawcy GPS.
• Każdy raport wymagał ręcznego wyszukiwania i pobierania.
• Finalne raporty, przygotowywane ręcznie, trafiały do kontrolera finansów i zarządu — obarczone ryzykiem błędów i niepełnych informacji.

Efekt?
Stracone godziny na powtarzalne, ręczne zadania, zwiększone ryzyko błędów i zbyt mało czasu na analizę danych oraz działania strategiczne.

Nasze zadanie?

• Automatyzacja żmudnych, ręcznych procesów.
• Dostarczenie danych w czasie rzeczywistym, które wspierają lepsze decyzje.
• Odciążenie zespołu od czasochłonnych, powtarzalnych zadań, aby mógł skupić się na tym, co wnosi realną wartość dla organizacji.

Oto 4-etapowy plan automatyzacji, który stworzyliśmy:

• Krok 1: Automatyczne raporty spalania paliwa
  Skonfigurowaliśmy platformę GPS tak, aby raporty były automatycznie wysyłane na skrzynkę mailową klienta — koniec z ręcznym logowaniem i pobieraniem plików.
• Krok 2: Automatyzacja skrzynki pocztowej z wykorzystaniem Python
  Dedykowany skrypt w Pythonie monitoruje skrzynkę pocztową, wyciąga raporty i zapisuje je w uporządkowanych folderach — gotowych do dalszego przetwarzania w Power BI.
• Krok 3: Dashboard w Power BI
  Power BI łączy się z tymi folderami, automatycznie formatuje dane i prezentuje je w czytelnej, gotowej do analizy formie.
• Krok 4: Publikacja
  Gotowy dashboard jest publikowany na firmowym SharePoint, zapewniając zespołom finansowym i zarządowi dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym.

Jakie efekty przyniosła automatyzacja raportowania zużycia paliwa?

• Oszczędność czasu – 100% mniej pracy ręcznej
• Pełna dokładność danych – koniec z błędami i pomyłkami
• Szybsze decyzje – aktualne dane dostępne na bieżąco
• Zarząd i dział finansów mają dostęp do danych w kilka sekund, nie godzin

I co najważniejsze:
Cały proces działa w pełni automatycznie – co miesiąc, bez żadnej ingerencji użytkownika.